【メール徒然草】正しい宛名の表記は、役職+氏名+様。

電子メールを仕事で使い始めた20年前、メールの本文の先頭に「◯◯株式会社 営業部 △△様」といった宛名を記すことはありませんでした。

何故なら宛先(to:)や(cc:)で、このメールは誰を第一の宛名として送っているか、送受信したそれぞれの者が判断していたからです。
ですのでその頃は、私に(cc:)で送られてきたメールについては、記された内容を「参考とする」という認識しかしていませんでした。

やがてインターネットが普及し、だれもがメールで遣り取りするようになった時、この習慣に変化が現れます。誰しもがメールの先頭に宛名を記すようになりました。

最初はこれが必要なのかと戸惑ったものです。

しかし、しばらくしてから、これも有用ではないかと思い始めました。 それは、メール本文の先頭に宛名を記することで、そのメールの真の宛先は誰であるかを、明確になるからです。

メールの基本は、やり取りです。
送られた内容に結論が出なければなりません。

そのためには送付されたメールに対し、的確に返信されることが必要です。
しかし、往々にして返信が全くされない場合が見受けられます。

それは、(cc:)等で複数の宛先に送付され、且つた本文に宛名が記されていない場合、誰かが返信するだろうという気持ちが生まれてくるのです。そのような状態を回避する為に、メール本文の先頭に宛名を書き込むことが有効であると感じ始めました。

つまり「このメールの真の宛先は誰か」という点が明確にするからです。
その結果、ものぐさな人でも、必ず返信するようになりました。

ところで、宛名の表記で「氏名+役職+様」となっていることが多々あります。
これは明らかに間違いです。
正しくは「役職+氏名+様」または「氏名+役職」となります。

何故ならば役職は敬称なので、この後に「様」と付けてしまうと、「さまさま」と記すことになってしまいます。

「氏名+役職*様」を誰もが使っているので、これを正しいとしても良いではないかとの意見も聞きます。
確かに同じようなケースで、「一所懸命」の誤用であった「一生懸命」は、後に正しいとされました。また本来「危機一髪」であるものが、映画のタイトルで「危機一発」と使用され、いまではこれが正しいものとして広まっています。

しかし、これらはいずれも表記上の問題です。
つまり「氏名+は役職*様」は明らかに文法の誤りなのです。
文法は決まりなので、それを誤って使ってはいけません。

この点について、私は新入社員には徹底して教えます。
最初にしっかり教え込んでおけば、以後間違うことはないのです。

但し、私はこの点に目くじらを立てる思いもありません。
誤った宛先表記でメールを受け取ってもそのまま流します。
社外からのメールも、誤った宛名表記のものが多く有ります。

そのような中でも、時折、正しい表記を見掛けます。
その時には「この人はちゃんと分かっているな」とほくそ笑みます。

さて、問題は社外ではなく、社内です。

社外であれば「役職+氏名+様」がデフォルトになりますが、社内の役員や上司にわざわざ「様」と付ける必要があるのか?と思ってしまいます。
ただ逆に「氏名+役職」と表記すれば、相手は失礼だと感じるかもしれないとの恐れが生まれます。

ここら辺が実に悩ましいところです。
しかし、私はこれを勢いでやりました。
「〇〇 社長」「■■専務」と送り続けています。

いまのところ「君!失礼じゃ~ないか!」との声は一件もありません。
内心はそう思っているかもしれませんが、スルーしてます。

面白いもので一回行ってしまうと、この恐怖感が麻痺してきます。
以後、私の社内の宛名表記は、すべて「氏名+役職」に変えました。
先方から「氏名+役職+殿(または様)」と送られて来てもです。

以後、これに関する懸念は全く有りません。
単に私の神経が鈍いだけかもしれませんが。
否、精神力です(笑)。

2019年9月17日

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