【メール徒然草】添付ファイルあれこれ。

 

電子メールの添付ファイルを開くと、がっかりする時があります。
それは添付ファイルの書面が横向きになっているからです。

恐らく、送信者はスキャナーで読み込んだ後、何も確認しないまま、それを添付してしていると思われます。

添付ファイルを「受信者はどうせ印刷するだろうから、横向きでも構わないだろう」と思い込んでいるに違いありません。

しかし、誰しもが添付ファイルを印刷するとは限らないのです。

私は、添付ファイルを印刷することは、まずありません。
内容を確認した後、直ぐに閉じてしまうか、若しくはデータファイルとして保存するかのいずれかです。
ですので、書面が横向きになっていると、困るのです。

アプリの表示回転機能で、書面の向きを整えることはできますが、如何せん面倒です。 送信者がちょっと気を配って添付してくれればいいのに、と常々感じてしまいます。

私は富士ゼロックスのDocuworksで電子ファイルを管理しています。
これですとA4判とA3判を混在することができ、向きもそれぞれに整えることが可能ですので、開いた際にそのまま読み始めることができます。

蛇足ながら、添付ファイルの名称ですが、スキャナー読み込んだ際に付けられる数字の羅列ではなく、資料のタイトルに名称変更していただけると助かります。

メールボックスに保存される数々のメールは、一定期間を経て自動的に削除されてしまいますが、それでも実務上はデータの保存庫となり得ます。
後日、検索した際に、目的とする添付ファイルが名称で確認できれば、時間の節約になるのです。

また、添付ファイル名が数字の羅列のままですと、誤った内容を送ってしまう危険性が産まれます。 他人事ながら、過去に悲劇を見ています。

更に付け加えると、メールにファイルを添付した後、送信ボタンをクリップする前に、必ず一度添付ファイルを敢えて開く習慣を付けるべきだと思います。
これにより添付ファイルを忘れることを防ぐのです。

よく「添付ファイルをご覧下さい」の文言が本文に書かれているにもかかわらず、肝心のファイルが無いケースが多々あります。
そのような場合、後で必ず「添付し忘れました」と同じタイトルのメールが送られてきます。

後日に必要に迫られて検索した際、送付された2通のメールのいずれかを判別しなければなりません。 本当に手間です。

以上、添付ファイルに関するあれこれを、自省も込めて、綴りました。

2019年8月17日

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