【メール徒然草】メールをよく読まない症候群への対処法

自分でも悪いとは思いつつ、ついやってしまうのがメールの飛ばし読み。

受信したメールが長文だった場合、その前半で文意を勝手に解釈し、最後まで読まずに次のメールを開いてしまうのです。

 

特に仕事が忙しい時は、無意識に読み飛ばます。それでも普段はあまり問題になることは有りません。

しかし、メールの本文に紛れている大切な内容を読んでいないことが起因し、その後の対応がチグハグになってしまったり、更に誤りに輪をかけてしまうケースが有ります。

そのような失敗をして以来、努めて文面をよく読みようにしてきました。

ところで、自分のことはさて置いて、相手もきっと同じであろう勝手に思い込んでしまうのが私なのです。ですので、私がメールを送信する際は、以下の様にメールの件名に「結論」を必ず記述し、要点が件名だけでも伝わるように努めています。

件名:【内容の区分】+主語(省略可)+目的語+述語

具体例は下記の通りです。

【連絡】 5月の月次決算報告会は、〇〇日午前10時より■■営業所で行います。
【提出】 ▲▲(株)がから提示されれた単価表を、本日17時までにPDF形式ファイルで送付して下さい。
【相談】 ■■(私)は★★★に関する説明に伺いたいのですが、〇〇月〇〇日に1時間程のお時間をいただけますでしょうか?

まずこのメールでは何を伝えたいのか直ぐに分かるように、内容の区分を【 】内に記します。
具体的には「連絡」「提出」「相談」または「問い合わせ」等です。

次に件名の内容では、必ず「主語」+「目的語」+「述語」で構成される一文を記述します。

この件名だけで、相手先に伝えたい内容を完結して表現します。
例え相手先がメールをよく読まない症候群に陥っても、件名だけは読むでしょうから、ここで文意がしっかり伝わるように心掛けます。

ところで、日本語の文法は一人称(私)や二人称(あなた)の主語を省略できる特長があります。 しかしメールで伝達する内容の中には、「誰(主語)が何(目的語)をどのように行う(述語)」を明確しなければならない場合が多いのです。

特に自分が行う内容を伝える際は「私」または「自分」という一人称はかかせません。 もっと過激な表現として、一人称に自分の姓名を記述する場合があります。
つまり「私は」ではなく「○○(私の姓名)は」とするのです。(前例3番目)

要は相手に内容を的確に伝わればよいのですから、ここまで徹底しても構いません。

そしてメールの本文では、念の為に文頭には件名と同じ内容を書き、その後には経緯や詳細を補足します。

このようにしても、こちらの意図がどれだけ相手先に理解していただけるかは不明ですが、少なくとも「○○○について」のような単語だけの件名と比べれば、的確に伝わっていると思います。

2019年6月6日

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