【iPad事始め】仮想デスクトップで、いつでもどこでもワークフロー申請の承認。

iPad mini 5 を買いました。

現在、職場で仮想デスクトップアプリを使い、タブレットからインターネット経由で自席のパソコンを操作し、技術員の業務改善を進めるプロジェクトが進行中です。

プロジェクトですので、いろいろ社内調整が有り、自分が思うようには進みません。
ですので事前検証と称して職場に了解を取り、このiPad mini 5に仮想デスクトップアプリをインストールして、使い始めているところです。

これが思った以上に便利なのです。

ところで、職場ではOffice365というクラウドサービスを利用しています。スマホやタブレットのモバイル機器の設定画面にあるアカウントの中から「Exchange」を選び、そこにメールアドレスとパスワードを設定すれば、メールやスケジュールが同期し、モバイル機器でも一元的な利用が可能となります。

それまで利用していたメールの転送機能は、結果的に全く同じ内容の二つのメールが、それぞれのメールボックスに存在することになります。モバイル機器で既に読んでいるメールが、パソコンでは未読として残りします。ですのでパソコンで未読になっているメールを、改めて既読にする作業が生じます。これをやっておかないと、本当に未読であるメールを識別できなくなってしまうのです。
これを利用すれば、すべてのメールが同期し、このような手間が省けます。

またスケジュール管理では、プライベートのみならず仕事のスケジュールも併せて確認できるようになり、公私両面に亘ってスケジュール管理が可能になりました。
但し、これでスケジュールを確認できるのは、自分の内容だけです。自席にあるパソコンのように、他の者のスケジュールを確認することはできません。

またメールも、これまで受送信している内容を検索する場合、その対象期間が1週間から1ケ月に限定されてしまいます。これはモバイル機器の負担を軽くするための仕様なのです。こうなると2~3か月前といった対象期間外のメールを検索する場合に役立たないというケースが発生します。

仮想デスクトップアプリは、この問題を一気に解決してくれました。

もともと遠隔地にあるパソコンの画面を手元のタブレット機器に表示しているだけなのです。 ですので使い勝手はパソコンそのもの。
タブレットがインターネットで接続されていれば、自席で行っている操作と全く同じようにできるのです。

圧巻は、ワークフロー申請の承認でした。

その昔、会計伝票の承認や請求払いの伺いは、全て紙の伝票で行っておりましたが、OA(オフィス・オートメーション)化の波にのり、いつしかパソコンでの承認に変わりました。しかし承認できるのは、自席のパソコンだけです。

たまにノートパソコンを持ち出し、VPN(バーチャル・プライベート・ネットワーク)を通して、無理くり承認することを行っていましたが、わざわざその為だけに重いノートパソコンをカバンの中へ入れる気が起きません。

その救済策として、他の者による代行承認機能が有りました。しかしこの代行承認では、自分が承認内容を把握できず、結果的に自分が預かり知らない承認がスルーしてしまうのです。

タブレット等のモバイル機器による仮想デスクトップでは、いつでもどこでも、立っていたり、または移動中の新幹線の中からでもワークフローの承認ができるのです。 これを使いだすと止められません。まさに管理職向けの機能です。

最新のクラウド・システムであれば、モバイル機器から直接ワークフロー承認ができるアプリがあるようです。しかし、その為だけに社内システムを更新する訳にはいきません。この仮想デスクトップを利用することが一番現実的です。

以下に画面の流れを紹介します。

自席でワークフロー申請の承認する場合のパソコンの画面です。

 

タブレットの仮想デスクトップアプリ「TeamViewer」(※赤枠)を起動します。

 

タブレットにパソコンの画面が表示されます。

 

タブレットを横にします。

 

ワークフロー申請を起動します。承認すべきデータ(※赤枠)が有ります。

 

そのデータをクリックして詳細内容を確認します。
問題が無ければ「承認」(※赤枠)ボタンをクリックします。

 

次の承認案件が有れば、それをクリックして同じ処理を繰り返します。
無ければ終了し、仮想デスクトップの接続を切ります。

2019年7月14日

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